Nu voi insista aici pe importanta cash flow-ului pentru o organizatie. Unele voci din Financiar il considera mai important decat profitabilitatea datorita faptului ca este “sangele” care sustine activitatea unei organizatii. In lipsa unui cash flow pozitiv sunt periclitate platile catre furnizori si din acest punct pana la oprirea productiei/proiectului este o chestiune de timp.

Pentru companiile care au activitatea axata pe implementarea de proiecte (ne putem referi aici la contractorii EPC ), cash flow-ul proiectului este de asemenea important dar mult mai important este cash flow-ul portofoliului de proiecte. Chiar daca un proiect are cash flow negativ pentru o perioada semnificativa de timp, la nivelul portofoliului de proiecte acest deficit de cash poate fi acoperit din cash-ul pozitiv pe care il genereaza alte proiecte sau poate fi finantat de bancile partenere.

O serie de pasi trebuie parcursi pentru a realiza un cash flow pertinent:

1. O planificare realista a activitatilor proiectului la un nivel de detaliere satisfacator
2. Corelarea listei de preturi/costuri cu activitatile proiectului, inclusiv furnizorii
3. Definirea conditiilor comerciale cu Clientul si Furnizorii (avans, retineri, scadenta facturi etc.)
4. Descompunerea activitatilor acolo unde sunt mai multi furnizori/subcontractori
5. Proiectarea cheltuielilor/veniturilor pe scara timpului in functie de datele planificate pentru activitatile de proiect
6. Decalarea valorilor de la punctul anterior cu durata de plata/incasare a facturilor, adaugarea avansurilor acordate, scaderea proportionala a avansurilor si retinerilor in functie de conditiile comerciale cu Clientul si Furnizorii

Daca scenariul de mai sus pare complicat el devine aproape imposibil de realizat in contextul in care activitatile proiectului nu sunt statice. O activitate corespunzatoare livrarii unui echipament poate sa fie intarziata de productator/furnizor si la randul ei sa decaleze o serie de alte activitati referitoare la montajul acelui echipament si bine inteles punerea lui in functiune. Acest scenariu plauzibil legat de dinamica activitatilor proiectului va face ca efortul de realizare a proiectiei de cash flow sa fie repetat luna de luna. Asta inseamna timp irosit din bugetul limitat al resurselor alocate proiectului.

Ideea ca implementarea unui sistem ERP rezolva aprioric chestiunea cash flow-ului este o premisa falsa datorita faptului ca, in general, aplicatiile de tip ERP nu au predefinite astfel de mecanisme. Dificultatea realizarii cash-flow-ului este legata de faptul ca necesita expertiza atat din zona de financiar cat si de project management.

In contextul de mai sus, ne-am propus un obiectiv extrem de ambitios. Cash flow automat, la buton. Si l-am realizat. Cum functioneaza?

Desi initial am fost tentat sa facem cash-flow-ul „la buton” sau chiar fara buton (dupa un model bine cunoscut de pasionatii de tehnologie) am ales in final varianta cu cinci butoane. Acestea se apasa in mod consecutiv si executa urmatoarele elemente de automatizare asociate:

 

Descompune activitatile din grafic care au mai multi furnizori Preia la nivelul fiecarei activitati preturile si costul itemurilor asociate in lista de preturi Preia din situatiile de lucrari realizatul (actual cost and revenue) Proiecteaza valorile ramase (bugetat – actual) pe scara timpului la datele planificate incepand cu data utimei actualizari Translateaza valorile in functie de termenul de plata al facturilor, adauga valoarea avansului si scade procentul de avans si retineri

Simplu, nu-i asa?

Datorita situatiilor de business complexe in care Clientul face plata echipamentului doar la montajul acestuia, sistemul permite asocierea acestor item-uri atat cu activitatile corespunzatoare livrarilor cat si cu activitatile de montaj. Astfel, costul corespunzator acestor itemuri (echipamente) se va transfera automat activitatilor de livrare iar veniturile vor fi transferate activitatilor de montaj, unde se vor adauga venitorilor corespunzatoare montajului. Si asta la un simplu click (butonul Budget).

Frumusetea vine din faptul ca acest efort de planificare este „one time”. In lunile urmatoare doar activitatile de proiect actualizate la „cutt of date” vor fi suprascrise in tabul corespunzator si noua proiectie de cash flow-ul va rezulta din apasarea consecutiva a celor cinci butoane (Split, Budget, Actual, Forecast si Cash Flow). In maxim o jumatate de ora avem o imagine la zi a fluxului de numerar al proiectului, care ulterior va fi agregat in fluxul de numerar al portofoliului de proiecte si al organizatiei.

Un alt beneficiu este rapiditatea cu care pot fi efectuale scenarii de tipul:

• ce impact are modificarea procentului de avans catre furnizori
• ce impact are marirea sau micsorarea scadentei facturilor (atat in relatia cu Clientul cat si cu Furnizorii)
• ce impact in cash flow il are intarzierea unor activitati de proiect
• si multe alte avantaje care deriva din posibilitatea creari de scenarii multiple la nivelul cashflow-ului

Pentru a avea o imagine aproximativa asupra acestui instrument de automatizare a cash flow-ului, mai jos am selectat cateva imagini sugestive privind interfata, ferestrele principale si rezultatul final.

Pricelist	Client & Suppliers windows
Forecasted values	Final result – Cash Flow

Testimoniale:

„Utilitatea acestui tool consta in preluarea datelor din sistemul Charisma ERP referitoare la documentele de plata pentru furnizori si beneficiari si realizarea unei previziuni asupra deciziilor platilor care urmeaza a fi efectuate pe proiect/proiecte prin actualizarea automatizata si corelata cu graficul de executie.

In plus, ofera o interfata intuitiva si configurabila, previzioneaza si gestioneaza corect fluxurile de numerar privind incasarile si platile la nivel de proiect.

Prognozarea cash flow-lui pentru perioade de timp viitoare (termen scurt, mediu) ofera posibilitatea luarii unor decizii mai bune precum colectarea mai rapida a incasarilor, diminuarea sau renegocierea platilor scadente a furnizorilor/subcontractorilor pe intregul parcurs de la contractare pana la finalizarea proiectului.”

Cristian Bogoi, Director Departament – Managementul Proiectelor ROMELECTRO

 

“Este un instrument necesar, de care compania are nevoie, si care tine sub control fluxurile de bani.

Instrumentul elimina eroarea umana a utilizatorului, lucram ca intr-o aplicatie, nu mai face fiecare cate un excel, iar rezultatul este mult mai elocvent. Fara ca valorile de cashflow sa iasa dintr-un instrument si dintr-un algoritm de calcul , valorile declarate de fiecare nu prezinta incredere, elementul de eroare este mare.”

Razvan Catrina, Economist de Proiect ROMELECTRO

 

In cazul in care considerati ca implementarea unui astfel de instrument ar aduce valoare proiectului dumneavoastra si de ce nu organizatiei, specialistii nostri va stau la dispozitie.

Tiberiu Vulpes, PMP Infinity Business Center